Sådan behandler Valdemar Dyrehospital dine personoplysninger

1. Indledende bemærkninger

1.1 Formål
1.1.1. Hos vores dyreklinikker behandler vi elektronisk og på anden systematisk måde persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt for, at du kan oprettes som kunde, og for at vi kan undersøge og behandle dit/dine dyr. Vi er i den forbindelse forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration og faglige journalføring, der er knyttet til konsultationer og behandling af dit/dine dyr – herunder aftaleindgåelse, behandlingsforløb, rådgivning, fakturering og opfyldelse af lovkrav.

1.2 Fælles dataansvar og kontaktoplysninger
1.2.1. Dine personoplysninger behandles i et fælles kundekartotek og journalsystem, som deles af nedenstående klinikker. Klinikkerne har et fælles dataansvar (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 26) for de oplysninger, der behandles i det fælles journalsystem. Det fælles dataansvar har til formål at sikre en smidig behandling af dit/dine dyr, uanset hvilken af vores klinikker du besøger eller henvender dig til.

1.2.2. Klinikkerne omfattet af det fælles dataansvar er:
Valdemar Dyrehospital ApS | CVR-nr.: 46522559 | Adresse: Haslevvej 24, 4100 Ringsted | Tlf.: 73 70 76 12 | E-mail: info@valdemardyrehospital.dk
Holberg Dyreklinik ApS | CVR-nr.: 46414470 | Adresse: Fulbyvej 4E-3, 4180 Sorø | Tlf.: 73 70 76 10 | E-mail: info@holbergdyreklinik.dk
(Fremtidige tilknyttede dyreklinikker vil løbende blive tilføjet denne liste).

1.2.3. Nærværende privatlivspolitik gælder for alle de nævnte klinikker. Oplysningerne behandles i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen samt øvrige gældende regler for dyrlæger.

1.2.4. Da klinikkerne har fælles dataansvar, indebærer det, at oprettes du som kunde hos den ene klinik, gøres dine stamdata og dit dyrs journaloplysninger tilgængelige for autoriseret personale på tværs af de tilknyttede klinikker. Du kan henvende dig til enhver af klinikkerne, hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre dine rettigheder gældende.

2. Behandling af persondata

2.1 Kundekartotek og journaler
2.1.1. Når du kontakter os eller oprettes som kunde, opretter vi dig som ejer samt en journal på dit/dine dyr i vores fælles kundekartotek (IT-system).

2.1.2. Vi registrerer ejers kontaktoplysninger (navn, privatadresse, telefonnummer og e-mailadresse) samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr (f.eks. chipnummer, tatovering, køn, race, alder). Derudover registreres journaloplysninger, behandlingshistorik, medicinforbrug samt oplysninger om forsikringsselskab, sundhedsordninger eller betalingsaftaler.

2.1.3. Oplysningerne i systemet kan i anonymiseret eller aggregeret form samkøres til intern statistik eller anvendes ved lovpligtige opgørelser til offentlige myndigheder.

2.1.4. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt/aftale om behandling).

2.2 Røntgen-, ultralyds- og scanningsbilleder
2.2.1. Ved udførelse af billeddiagnostik registrerer vi dit navn og adresse samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr direkte på optagelserne og i journalsystemet.

2.2.2. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt).

2.3 Recepter og lægemiddelhåndtering
2.3.1. Veterinære recepter indeholder dit navn og adresse jf. bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler, så apoteket kan udlevere medicinen.

2.3.2. Ved indgåelse af besætningsdyrlægeaftaler (f.eks. for kvæg, svin eller mink) indberettes relevante data og ejeroplysninger til Dyrlægeregistret VetReg i Fødevarestyrelsen i henhold til gældende lovgivning om sundhedsrådgivningsaftaler.

2.3.3. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retslig forpligtelse).

2.4 E-mail, SMS, remindere og markedsføring
2.4.1. Kommunikation via e-mail eller SMS gemmes og journaliseres på dit/dine dyrs journal i det omfang, det har relevans for behandlingsforløbet eller kundeforholdet.

2.4.2. Som kunde vil du modtage servicepåmindelser (remindere) på SMS eller e-mail vedrørende aftalte konsultationer eller opfølgende behandlinger (f.eks. revaccination, tandtjek eller receptfornyelse) for at sikre dyrets sundhed og opfylde vores aftale. Udsendelse af egentlig markedsføring, nyhedsbreve eller tilbud kræver dit forudgående, udtrykkelige samtykke.

2.4.3. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale om behandling) samt artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i servicering af kunder). Egentlig markedsføring behandles på baggrund af samtykke jf. artikel 6, stk. 1, litra a.

2.5 Kalendersystem
2.5.1. I vores fælles elektroniske kalendersystem registrerer vi tidsbestillinger med dit navn, telefonnummer og dyrets stamdata.

2.5.2. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (aftale).

2.6 Laboratorieprøver
2.6.1. Prøver (blod, afføring, vævsprøver mv.), der undersøges internt på klinikkerne eller sendes til eksterne laboratorier i Danmark, EU/EØS eller i visse tilfælde tredjelande, indeholder dit navn og identifikationsoplysninger på dyret for at sikre korrekt prøvesvar.

2.6.2. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt).

2.7 Registrering i offentlige og private registre
2.7.1. Hunde: Efter aftale eller ved mærkning registrerer eller opdaterer vi oplysninger om dig og din hund i Det Danske Hunderegister jf. hundeloven.

2.7.2. Katte: Efter aftale registrerer vi oplysninger om dig og din kat i Det Danske Katteregister eller Dansk Katteregister.

2.7.3. Heste: Efter aftale/ved udstedelse af hestepas sendes stamdata til SEGES jf. bekendtgørelse om identifikation af dyr af hesteslægten.

2.7.4. Besætningsdyr: Hvor det er relevant, hjælper vi med indberetning til Det Centrale Husdyrbrugsregister (CHR).

2.7.5. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt) og litra c (retslig forpligtelse).

2.8 Betaling og kreditaftaler
2.8.1. Vores betalings- og faktureringssystem er integreret med kundekartoteket og journalsystemet.

2.8.2. Indgås der særskilt kreditaftale, kan det kræve indhentelse af CPR-nummer. CPR-nummer behandles kun med dit udtrykkelige, skriftlige samtykke jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.

2.8.3. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt) og databeskyttelseslovens § 11 (samtykke til CPR-nr.).

2.9 Hjemmesider, cookies og statistik
2.9.1. Du kan som hovedregel besøge vores hjemmesider uden at afgive personlige oplysninger. Vi indsamler og behandler kun oplysninger om dig, hvis du selv afgiver dem – f.eks. ved at sende os en forespørgsel, bestille tid eller give os feedback via en kontaktformular.

2.9.2. For at forbedre brugeroplevelsen, sikre hjemmesidens funktion samt føre besøgsstatistik anvender vores hjemmesider cookies og lignende teknologier (f.eks. Google Analytics). Der kan i den forbindelse indsamles oplysninger om din anvendelse af siden samt din IP-adresse, som overføres til vores databehandlere inden for rammerne af gældende regler.

2.9.3. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i drift og teknisk optimering for nødvendige cookies) samt artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke for funktionelle-, statistik- og marketingcookies jf. cookiebekendtgørelsen).

3. Opbevaring, videregivelse og overførsel

3.1 Opbevaring og databehandlere
3.1.1. Oplysningerne opbevares sikkert i klinikkernes IT-systemer og hos vores godkendte IT-databehandlere (f.eks. leverandører af dyrlægesystemer, cloud-backup, hjemmesidehosting og betalingsløsninger).

3.1.2. Der er indgået skriftlige databehandleraftaler med alle eksterne IT-leverandører for at sikre, at dine oplysninger behandles fortroligt og med høj IT-sikkerhed.

3.1.3. Personoplysninger kan i konkrete tilfælde overlades til eksterne rådgivere (f.eks. advokater eller revisorer), hvis det er nødvendigt for at løse en juridisk eller regnskabsmæssig opgave.

3.2 Tredjelande
3.2.1. Såfremt data overføres til databehandlere eller laboratorier uden for EU/EØS (f.eks. IT-leverandører i USA), sker dette udelukkende under iagttagelse af de fornødne overførselsgarantier, f.eks. EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontrakter (SCC). Du har ret til ved henvendelse at få indsigt i det anvendte overførselsgrundlag.

3.3 Videregivelse
3.3.1. Journaldata, epikriser, prøvesvar og røntgenbilleder kan videregives til andre dyreklinikker/specialister ved henvisning, eller til forsikringsselskaber i forbindelse med skadesanmeldelse eller refusion. Videregivelse sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og Den Danske Dyrlægeforenings etiske kodeks.

3.3.2. Der kan endvidere ske videregivelse af personoplysninger i forbindelse med en eventuel omstrukturering, et salg eller et køb af klinikkerne, herunder i forbindelse med en forudgående due diligence-undersøgelse.

3.4 Opbevaringsperiode og sletning
3.4.1. Lovpligtig minimumsperiode: Regnskabsmateriale, fakturaer og recepter opbevares i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i henhold til bogføringsloven og veterinærlovgivningen.

3.4.2. Patientjournaler og tilknyttet fakturahistorik: Da vores journalsystem og faktureringssystem er integreret, og da et dyrs samlede behandlings- og sygdomshistorik har faglig betydning gennem hele dyrets levetid, opbevares journaloplysninger, billeddiagnostik og tilhørende fakturadokumentation som udgangspunkt i op til 10 år efter seneste konsultation (eller så længe kundeforholdet opretholdes) af hensyn til kontinuitet i behandlingen, dyrets sundhed og dokumentationskrav.

3.4.3. Sletning: Når der ikke længere foreligger et sagligt, fagligt eller juridisk formål med at opbevare oplysningerne, slettes eller anonymiseres de.

4. Dine rettigheder

Som registreret kunde har du efter databeskyttelsesforordningen følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og få en kopi af oplysningerne.
• Ret til berigtigelse: Du har ret til at få rettet forkerte eller ufuldstændige oplysninger om dig selv.
• Ret til sletning eller begrænsning: Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger eller få begrænset behandlingen (bemærk, at retlige krav som journalpligt, faglige hensyn og regnskabslovgivning kan begrænse muligheden for øjeblikkelig sletning).
• Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder når behandlingen er baseret på vores legitime interesser eller direkte markedsføring.
• Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format eller få dem overført til en anden dataansvarlig.
• Tilbagekaldelse af samtykke: Har du givet samtykke til en behandling (f.eks. samtykke til CPR-nr., markedsføring eller cookies), kan du til enhver tid trække det tilbage.

Kontakt og klageadgang

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, eller ønsker at klage, kan du kontakte os på:
Valdemar Dyrehospital ApS: info@valdemardyrehospital.dk | Tlf.: 73 70 76 12
Holberg Dyreklinik ApS: info@holbergdyreklinik.dk | Tlf.: 73 70 76 10

Du har også altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet:
Datatilsynet | Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby | E-mail: dt@datatilsynet.dk | www.datatilsynet.dk